Como aplicar o RGPD dentro da sua empresa

Desde o dia 25 de maio de 2018 que a nova legislação entrou em vigor, no entanto, ainda muitas organizações empresariais, sejam elas públicas ou privadas, que lidam com dados pessoais de cidadãos da União Europeia (UE) não estão a cumprir com os novos requisitos legais, estabelecidos no Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).

A nova legislação foi promulgada em abril de 2016 pelo Parlamento Europeu, dando às organizações um período de dois anos para estarem em acordo com as exigências da nova moldura legal.

Chegado o momento, o novo Regulamento passa a aplicar-se, de forma obrigatória, a todas as organizações estabelecidas em território da União Europeia e àquelas que, estando localizadas fora da UE, tratem dados pessoais de cidadãos aí residentes – desde que comercializem os seus produtos/serviços (mesmo a título gratuito) ou monitorizem comportamentos de cidadãos da UE.

1.      Analisar os processos e os riscos atuais

De que forma é que, atualmente, os dados pessoais de terceiros são recolhidos na sua empresa? De que forma é que os titulares dos dados dão o seu consentimento? Para que fins são usados esses dados e como são geridos? Como são armazenados os dados? Quem tem acesso aos mesmos, em que situações e para que fins? Comece por analisar todas estas questões relacionadas com os procedimentos internos de recolha, tratamento e segurança dos dados, mas também onde poderão estar os principais riscos e vulnerabilidades de segurança. Este é o principal ponto de partida para perceber o que terá de mudar para estar em conformidade com o RGPD.

2.      Promover e sensibilizar o conhecimento interno

Promova formações internas e dissemine informação sobre o RGPD aos seus colaboradores, para ter a certeza de que ficam a par das regras e implicações necessárias para a conformidade legal. Isto é sobretudo importante para os colaboradores com acesso a dados pessoais e para as chefias intermédias e superiores, que definem as políticas da empresa.

3.      Nomear um responsável pela gestão de dados

O RGPD prevê que as entidades públicas ou organizações que tratam dados sensíveis em grande escala nomeiem um Encarregado de Proteção de Dados. Mesmo que a sua empresa não seja abrangida por esta obrigatoriedade, deverá apontar claramente um responsável por responder a solicitações de titulares de dados e possíveis auditorias, agilizando a respetiva gestão.

4.      Identificar aspetos a rever e novos processos a adotar

A partir do levantamento da situação atual, defina que medidas terão de ser tomadas para cumprir o RGPD. Implemente, por exemplo, uma maior confidencialidade dos dados armazenados com níveis diferenciados de acesso entre os seus colaboradores; reveja os impressos, políticas de privacidade e avisos legais em formulários; atualize os processos de transferência de dados; defina, para os seus colaboradores, novas regras de registo de data e finalidade no acesso a dados pessoais; e defina novos processos para o caso de falhas de segurança e violação de dados, entre outros.

5.      Apoiar as novas medidas através da implementação de um software de gestão

Ao aplicar as novas medidas, é importante assegurar que o software que processa dados pessoais na sua empresa também está preparado para garantir a conformidade com o novo regulamento. Além disso, o software pode ser uma ajuda preciosa para cumprir as regras de forma mais económica, rápida e ágil, dando-lhe uma vantagem competitiva. De que forma? Ao automatizar uma série de processos que, de outra forma, teriam de ser salvaguardados manualmente.

O software OranGest, desenvolvido pela Magnisoft, ajuda diariamente milhares de empresas a aumentar a sua produtividade e gestão económica. ✅

Esperemos que tenha gostado do nosso artigo e fique atento para mais novidades!

Votos de Negócios + Eficientes