O que muda na faturação eletrónica em 2024

24 de novembro, 2023 11:37
Legislação
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Faturação eletrónica adiada 2024

(Nota: alguns prazos neste artigo foram atualizados pelo Orçamento de Estado 2024 - veja quais)

No dia 1 de janeiro de 2024 todos os documentos comerciais, nomeadamente faturas eletrónicas em formato PDF, vão ter que ter um Selo Qualificado ou uma Assinatura Digital, os documentos fiscais em PDF não assinados digitalmente deixarão de ser considerados válidos, do ponto de vista fiscal.

Além disso, as transmissões de dados têm que utilizar o sistema EDI (Electronic Data Interchange).

Apenas as grandes empresas até à data eram obrigadas a adotar o sistema EDI, com esta alteração da legislação nacional (Decreto-Lei n.º 54/2023, de 14 de julho), também as micro, pequenas e médias empresas, a partir do dia 31 de dezembro de 2023, passam a estar enquadrados com Diretiva Europeia 2014/55/EU, que procura garantir a autenticidade e segurança da informação comunicada.

De entre os muitos artigos que compõem os Decretos-Lei em questão, interessa o art. 6.º do Decreto-Lei n.º 54/2023, de 14 de julho, que respeita ao art. 299.º-B (Código dos Contratos Públicos) do Decreto-Lei n.º 111-B/20 17, de 31 de agosto.

“Prorroga-se, ainda, o prazo de utilização de mecanismos de faturação diferentes, até 31 de dezembro de 2023, para as micro e pequenas e médias empresas, previsto no Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, na sua redação atual.” (Decreto-Lei n.º 54/2023)

Conforme explicamos no artigo do blog Qual a diferença entre a assinatura eletrónica qualificada e a faturação eletrónica, a faturação eletrónica é destinada a clientes que faturem para entidades públicas, assim como, para entidades privadas que assim o exijam.

Se pretender fornecer produtos/serviços à Administração Pública, terá de emitir documentos de faturação em ficheiro XML (cumprindo desta forma a norma CIUS-PT), via EDI.

“os fornecedores da AP, tem que emitir faturas em XML formato CIUS-PT, via EDI”

Há empresas privadas que exigem aos seus fornecedores que comuniquem os documentos comerciais via EDI.

Assim, estes fornecedores têm de contratar o serviço de Fatura Eletrónica/EDI a uma empresa intermediária certificadora (Broker), bem como, o serviço de assinatura digital remota, para assinar os ficheiros CIUS-PT. Alguns brokers já incluem o serviço de assinatura digital quando se adquire o serviço de Fatura Eletrónica.

“as empresas precisam de contratar uma entidade certificadora”

O tema da faturação eletrónica (EDI) é confusa, por isso é importante ter noção da legislação que a regula.

Neste artigo respondemos a algumas questões relacionadas com este protocolo (EDI).

O que é o sistema EDI?
Que implicações tem para as faturas eletrónicas?
Qual a relação do EDI com a faturação eletrónica em Portugal?
Legislação abrangente
A quem se destina o EDI?
Como funciona o EDI?
As principais vantagens do EDI?

O que é o EDI? e que que implicações tem para as empresas?

O sistema EDI é uma sigla que em português significa intercâmbio eletrónico de dados, é o intercâmbio de documentos em formato eletrónico normalizado entre duas entidades com relações comerciais. Este intercâmbio de dados vem substituir os canais de comunicação tradicionais

O EDI (Intercâmbio Eletrónico de Dados) na faturação eletrónica na Europa refere-se ao uso de tecnologia para a troca eletrónica de documentos comerciais entre empresas. Especificamente na faturação eletrónica, o EDI é uma abordagem que utiliza padrões eletrónicos para a transmissão de dados relacionados a faturas, ordens de compra, guias de remessa e outros documentos comerciais relevantes.

A faturação eletrónica via EDI envolve a transferência eletrónica estruturada de informações entre os sistemas de computador das empresas envolvidas. Em vez de usar documentos em papel, as transações comerciais são realizadas eletronicamente, o que pode resultar em eficiências significativas e redução de erros.

Alguns pontos-chave sobre o EDI na faturação eletrónica na Europa:

1.Padrões: Existem padrões específicos para o EDI na Europa, como o formato EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport), que é amplamente utilizado em transações comerciais.

2.Integração de Sistemas: As empresas que implementam o EDI geralmente integram seus sistemas de contabilidade, ERP (Enterprise Resource Planning) e outros sistemas empresariais para facilitar a troca de dados.

3.Eficiência e Redução de Custos: O uso do EDI na faturação eletrónica pode resultar em processos mais eficientes, redução de custos relacionados ao papel e aos processos manuais, além de minimizar erros de entrada de dados.

4.Conformidade Regulamentar: Em alguns países europeus, a adoção da faturação eletrónica, incluindo o uso de EDI, pode ser incentivada ou mesmo obrigatória para cumprir regulamentações fiscais.

5.Segurança: A segurança da transmissão de dados é uma consideração crucial no EDI. Os dados sensíveis, como informações de faturas, devem ser protegidos durante a transmissão.

6.Sustentabilidade: A faturação eletrónica via EDI alinha-se com iniciativas de sustentabilidade, pois reduz o consumo de papel e promove práticas comerciais mais ecológicas.

Ao adotar o EDI na faturação eletrónica, as empresas podem melhorar a eficiência dos seus processos, fortalecer as relações com os parceiros comerciais e cumprir os requisitos regulamentares em vigor. A implementação do EDI pode variar de acordo com as práticas comerciais específicas e as exigências legais em cada país europeu.

Qual a relação do sistema EDI com a faturação eletrónica em Portugal?

Em Portugal, o EDI (Intercâmbio Eletrónico de Dados) desempenha um papel crucial na implementação da faturação eletrónica. A faturação eletrónica em Portugal é regulamentada e incentivada pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) como parte das medidas para modernizar os processos fiscais e promover a eficiência administrativa. O EDI é uma das tecnologias usadas para facilitar a troca eletrónica de documentos comerciais, incluindo faturas, entre as empresas e a AT.

Alguns pontos importantes sobre a relação do EDI com a faturação eletrónica em Portugal:

1. Legislação e Regulamentação: A faturação eletrónica em Portugal está sujeita a regulamentações específicas, e a AT estabelece requisitos técnicos para garantir a autenticidade e a integridade dos documentos eletrónicos. O EDI é uma das tecnologias que pode ser utilizada para cumprir esses requisitos.

2. Normas e Padrões: Em muitos casos, o EDI na faturação eletrónica em Portugal é implementado seguindo normas e padrões definidos, como o formato XML (Extensible Markup Language) e outras especificações técnicas exigidas pela AT.

3. Comunicação com a AT: Empresas que adotam a faturação eletrónica por meio de EDI precisam garantir que os seus sistemas estejam configurados para se comunicar eficazmente com os sistemas da AT. Isso pode incluir a submissão de faturas eletrónicas de acordo com os padrões definidos.

4. Integração de Sistemas Empresariais: A implementação bem-sucedida do EDI na faturação eletrónica muitas vezes envolve a integração dos sistemas de contabilidade, ERP e outros sistemas empresariais das empresas para permitir uma troca eficiente de dados.

5. Assinatura Digital: Para garantir a autenticidade e a integridade dos documentos eletrónicos, incluindo faturas, a assinatura digital qualificada é frequentemente necessária. Esta assinatura pode ser incorporada ao processo de EDI.

A implementação do EDI na faturação eletrónica em Portugal varia de empresa para empresa, dependendo do tamanho da organização, da complexidade dos processos e das necessidades específicas do setor. É importante que as empresas estejam em conformidade com as regulamentações em vigor e adotem práticas que garantam a segurança e a conformidade legal na faturação eletrónica.

Vantagens em aderir ao EDI?

A adesão ao protocolo EDI (Intercâmbio Eletrónico de Dados) para o envio de documentos, incluindo faturas, oferece várias vantagens para as empresas portuguesas. Aqui estão algumas das principais vantagens:

1. Eficiência Operacional: Automatização de Processos

O EDI permite a automatização de processos relacionados ao envio e receção de documentos. Isso reduz a dependência de processos manuais, o que economiza tempo e reduz erros.

2. Redução de Custos: Eliminação de Papel

A adoção do EDI reduz a necessidade de documentos em papel, o que resulta em custos reduzidos associados à impressão, envio postal e armazenamento físico.

3. Rapidez na Transmissão de Dados: Transmissão em Tempo Real

O EDI permite a transmissão instantânea de dados entre sistemas, o que facilita a comunicação em tempo real e acelera os processos comerciais.

4. Maior Precisão e Redução de Erros: Minimização de Erros Manuais

A automação proporcionada pelo EDI reduz a probabilidade de erros associados a intervenções humanas, o que melhora a precisão dos dados.

5. Conformidade Legal: Atendimento às Regulamentações Fiscais

Em muitos casos, o uso do EDI é uma forma de atender às regulamentações fiscais específicas, como é o caso da faturação eletrónica em Portugal.

6. Melhoria nas Relações com Parceiros Comerciais: Interoperabilidade

A adesão ao EDI permite que as empresas comuniquem eficientemente com parceiros comerciais que também utilizam esse protocolo, facto que melhora as relações e a colaboração na cadeia de abastecimento.

7. Segurança e Integridade dos Dados: Assinatura Digital: O EDI pode ser implementado com assinatura digital para garantir a autenticidade e a integridade dos documentos transmitidos, oferecendo um nível adicional de segurança.

8. Sustentabilidade Ambiental: Redução do Impacto Ambiental

A diminuição do uso de papel e recursos associados à impressão contribui para práticas comerciais mais sustentáveis e amigáveis ao ambiente.

9. Adaptação a Tendências Tecnológicas: Modernização Tecnológica

O EDI é uma tecnologia que se alinha com a tendência geral de modernização tecnológica nas práticas comerciais, ajudando as empresas a permanecerem competitivas.

10.Facilidade de Auditoria: Registos Eletrónicos

A utilização do EDI gera registos eletrónicos detalhados das transações, o que acaba por facilitar processos de auditoria e conformidade.

A implementação do EDI, no entanto, requer planeamento e investimento em sistemas compatíveis. As empresas que optam por adotar o EDI podem colher benefícios significativos a longo prazo, melhorando a eficiência, a precisão e a competitividade nos seus processos comerciais.

A quem se destina o EDI?

O EDI (Intercâmbio Eletrónico de Dados) em Portugal destina-se a várias entidades e setores, com o objetivo de facilitar a comunicação eletrónica eficiente e padronizada entre diferentes parceiros comerciais. Aqui estão algumas das entidades e setores em Portugal que podem beneficiar do uso do EDI:

1. Empresas Privadas:

Empresas de todos os setores podem adotar o EDI para otimizar os seus processos comerciais, desde a faturação eletrónica até à gestão de pedidos e comunicação com fornecedores e clientes.

2. Fornecedores e Distribuidores:

Empresas que operam na cadeia de abastecimento, como fornecedores e distribuidores, podem utilizar o EDI para agilizar as transações comerciais, otimizar a gestão de inventário e melhorar a colaboração com os seus parceiros.

3. Setor da Saúde:

Instituições de saúde, como hospitais e clínicas, podem implementar o EDI para melhorar a gestão de pedidos de equipamentos médicos, medicamentos e outros bens essenciais.

4. Setor Alimentar:

Empresas do setor alimentar podem beneficiar do EDI para facilitar a gestão de pedidos, monitorizar o estado de inventários e melhorar a eficiência na distribuição de produtos.

5. Setor Automóvel:

Fabricantes, fornecedores e distribuidores de peças e componentes automóveis podem adotar o EDI para otimizar a gestão da cadeia de abastecimento e acelerar o processo de produção.

6. Setor Têxtil e Vestuário:

Empresas do setor têxtil e vestuário podem utilizar o EDI para gerir pedidos, controlar o inventário de matérias-primas e produtos acabados, e melhorar a eficiência na produção e distribuição.

7. Administração Pública:

A administração pública em Portugal, incluindo entidades como a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), pode utilizar o EDI para receber documentos eletrónicos, como faturas eletrónicas, e facilitar a comunicação com empresas.

8. Instituições Financeiras:

Bancos e outras instituições financeiras podem implementar o EDI para otimizar processos internos, como a troca de informações entre departamentos e a gestão de documentos financeiros.

9. Logística e Transporte:

Empresas de logística e transporte podem adotar o EDI para rastrear encomendas, gerir inventários de armazéns e otimizar as operações de transporte.

10.Qualquer Entidade Envolvida em Transações Comerciais Eletrónicas:

O EDI destina-se, em geral, a qualquer entidade envolvida em transações comerciais eletrónicas que deseje melhorar a eficiência, reduzir custos e minimizar erros associados a processos manuais.

A adoção do EDI pode ser benéfica para uma variedade de entidades, independentemente do setor, promovendo uma comunicação mais rápida, eficiente e precisa entre parceiros comerciais.

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