OranGest v23 (ATCUD, QRCODE, Fatura Electrónica e Assinatura Digital)

Após vários meses de desenvolvimento temos o prazer de apresentar a nova versão do OranGest. Esta versão tem várias novidades sendo as mais importantes as de natureza fiscal relacionadas com o ATCUD, QRCODE e integração com a Saphety para fatura eletrónica CIUS-PT e com a Multicert para assinatura digital.

Nos últimos anos as regras aplicadas ao software de gestão têm vindo a ser cada vez mais exigentes e as alterações impostas cada vez mais frequentes.

A Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto introduziu o ATCUD (várias vezes adiado) e o QRCODE.

O que é o ATCUD?

O código único de documento (ATCUD) é um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada. Mais informação no portal das finanças.

O que é o QRCODE?

O QRCODE é um código de barras bidimensional que permite a leitura rápida de diversa informação fiscalmente relevante presente no documento. Mais informação no portal das finanças.

O que muda no programa?

O QRCODE já estava presente em versões anteriores do OranGest, mas a implementação do ATCUD obrigou a várias alterações internas no software com implicações diretas na utilização do software. Várias situações deixam de ser permitidas pela legislação porque mais documentos passam a ter de ser comunicados à AT, seja pelo envio no SAFT, seja pela aplicação de assinatura de controlo (HASH).

Deste modo nesta versão passa a existir maior controlo sobre a configuração de documentos e em muitos casos deixa de ser permitido reabrir documentos como encomendas, orçamentos e recibos. Só podem ser anulados daqui para a frente. Em contrapartida, estes mesmos documentos podem a partir de agora ficar guardados como pendentes. Em relação ao OranGest OBRAS, os orçamentos deixam de poder ter versões porque não é possível enquadrar esta funcionalidade nos novos requisitos técnicos impostos por todas estas alterações legais.

Em alternativa os documentos podem ser configurados como de uso interno, mas neste caso fica à responsabilidade do cliente configurar neste sentido. É ilegal configurar um documento como de uso interno quando o mesmo não o é e continuar a ser usado para entrega a clientes.

Implicações:

O ATCUD é um código de validação que a AT atribui a cada série de faturação que seja usada nos programas, mas tendo em conta que tecnicamente esta funcionalidade não foi implementada da melhor forma pela Autoridade Tributária e cada tipo de documento só pode estar associado a uma série, foi necessário proceder a alterações internas no software para que o impacto para o cliente fosse o menor e mais transparente possível.

Desta forma, cada série criada no programa (as versões sem séries, têm o ano como código da série) dará origem a várias séries comunicadas à AT. Será então gerada uma série para cada documento em cada ano.

Por exemplo, a série "A" dará origem às séries FD.A2023, FR.A2023, RE.A2023, NC.A2023, etc. em termos de registo junto da AT.

O ano passa a ser parte do código da série e esta necessidade obriga também a que, na impressão, a numeração dos documentos também reflita este formato.

A implementação do ATCUD obriga também à alteração de todos os formulários de documentos. Os que já tinham o QRCODE e os que passam a ter. Faturas, Recibos, Encomendas, Orçamentos, Guias de Remessa e Transporte, Faturas Proforma, Transferências de Armazém (porque servem de guia de transporte). E existem regras para a impressão do ATCUD e QRCODE: o ATCUD deve ser impresso por cima do QRCODE; o QRCODE deve ter um tamanho mínimo de 3cm por 3cm.

Procedimentos:

O registo das séries junto da AT para obtenção do código de validação que dará origem ao ATCUD, deverá ser feito todos os anos antes do início do novo ano, ou sempre que seja criada uma série nova e será executado de forma automatizada via Internet em todas as versões do software a partir do menu Manutenção->Registo de Séries de Faturação.

Antes de se proceder a este registo é necessário validar novamente as configurações de todos os documentos definidos no programa.

Sugerimos que sejam colocados como inativos todos os documentos que não são usados, para evitar comunicação de séries que depois não terão qualquer uso.

Sugerimos ainda a configuração como documento interno de todos os documentos que não sejam para entrega e apresentação aos clientes, também para evitar comunicação de séries sem necessidade.

Para ser possível o registo automatizado via Internet das séries junto da AT é necessário que os clientes criem um utilizador no portal das finanças, à semelhança do que se faz para a comunicação das guias de transporte, com permissões para registar séries de faturação (ou alterem as permissões do utilizador já existente). E as credenciais desse acesso devem ser indicadas no OranGest, no menu das Sistema->Definições Gerais.

Não será possível fazer a emissão de qualquer documento que não tenha código de validação da série, exceto os documentos marcados como internos e documentos de fornecedor que não tenham classe SAFT definida.

Principais novidades desta versão:

• [PRO, ELITE, OBRAS, VET] Novo painel de bordo personalizável com vistas e perfis por utilizador.
• [PRO, ELITE, OBRAS, VET] Implementada integração com serviço de assinatura digital remota de PDF da Multicert.
• [PRO, ELITE, OBRAS, VET] Implementada integração com serviço de fatura electrónica da Saphety.
• Implementado o ATCUD e registo de séries de faturação via WebService na AT de acordo com a legislação (Portaria n.º 195/2020). Menu Manutenção->Registo de Séries de Faturação.
• Várias alterações às configurações dos documentos marcados como internos.
• [OBRAS] Os orçamentos deexam de poder ter versões devido às maiores restrições impostas pela legislação com a implementação do ATCUD.
• OG-1090: Orçamentos, Encomendas, Liquidações e Transferências de Armazém passam a ter as mesmas regras que documentos de vendas e não podem ser reabertos se não forem configurados como documentos internos devido às maiores restrições impostas pela legislação com a implementação do ATCUD.
• OG-1096: ATCUD e QRCODE passam a ser gerados em documentos de fornecedor desde que tenham a classe SAFT indicada.
• OG-276: [VET] Na Agenda Clínica criar opção para marcações privadas em que só pode editar ou eliminar o utilizador que a criou.
• OG-1034: [VET] Ao criar nova ficha de animal, verificar se o número do chip já está cadastrado.
• A faturação de avenças agora tem uma opção para faturar com a série dos documentos de origem ou na série indicada no programa.
• OG-1089: Nova classe stock para os artigos "B - Artigos Biológicos".
• OG-1088: Tendo em conta os sucessivos adiamentos da legislação, decidimos adicionar opção para o utilizador escolher se o ficheiro de Inventário para a AT será valorizado ou não.
• Tendo em conta as recentes alterações legais, os documentos Encomendas, Orçamentos e Transferências de Armazém deixam de poder ser reabertos. Só podem ser anulados. É obrigatório que contenham o QRCode e o ATCUD.
• OG-1072: Criar campo "ELIMINADO" na tabela de séries e de filiais para marcar o registo como eliminado em vez de o eliminar definitivamente da base de dados.
• OG-1071: Adicionar campo CAE à tabela de séries, para poder incluir no SAFT vários códigos CAE.
• OG-1070: Criar auditoria simples na tabela de séries e de filiais.
• OG-1075: [VET] Criar campo REFERENCIADO na ficha do animal e na visita, com a respectiva tabela.

A lista completa de novidades, correções e melhorias pode ser consultada aqui.

Como proceder à atualização do OranGest:

É importante escolher o mesmo instalador que já tinha (32 bits ou 64 bits).

Versões de 32 bits tem na pasta do programa o ficheiro Chilkat32.dll. Versões de 64 bits tem na pasta do programa o ficheiro Chilkat64.dll.

Também poderão consultar a versão (32 bits ou 64 bits) do instalador através do OranGest em Manutenção->Acerca deste Produto, localizado entre parênteses ao lado da Versão.

Para atualizar o OranGest, siga estes passos:

1. Efetuar uma cópia de segurança da pasta onde se encontra instalado o OranGest (por padrão está em: C:\Programas\Magnisoft\Orangest 12 XX\ ou C:\Programas (x86)\Magnisoft\Orangest 12 XX\) para uma localização diferente da instalação (poderá ser para um PEN, disco externo, etc..);
2. Faça a transferência da respetiva versão (em 32 bits ou 64 bits) em https://www.magnisoft.pt/downloads;
3. Instale a aplicação sobrepondo a instalação atual. Necessitará da password: wajkly.

* Os formulários para documentos diversos, encomendas, entrada e saída de obras, guias, orçamentos, recibos, transferência de armazém e vendas foram atualizados para imprimir o ATCUD e devem ser, obrigatoriamente, atualizados. O executável disponível na nossa página atualiza os formulários existentes.

** É de responsabilidade do cliente introduzir o ATCUD nos formulários personalizados (que não vão de origem na instalação do OranGest ou que foram alterados).

*** O ATCUD deve estar publicado acima do QRCode e constar em todas as páginas, caso tenha mais do que uma. E deve estar presente em todos os documentos considerados fiscalmente relevantes, documentos de transporte, recibos, faturas ou notas de crédito, encomendas e orçamentos, por exemplo. Já o QRCode deve ter tamanho mínimo de 3x3cm (30x30 milímetros).

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