Qual a diferença entre a assinatura eletrónica qualificada e a faturação eletrónica

A assinatura eletrónica qualificada serve para assinar documentos em formato PDF e deve ser adquirida a um fornecedor de certificados digitais por todos os clientes que enviem as suas faturas em PDF por email ou qualquer outra via eletrónica. O cliente tem de adquirir um certificado digital remoto ou local para assinar os documentos. Para o certificado local, a empresa de certificação deve fornecer o mesmo, num ficheiro com extensão .PFX, ou que seja exportável para .PFX.

A faturação eletrónica é destinada a clientes que faturem para entidades públicas, assim como, para entidades privadas que assim o exijam. A mesma, corresponde à emissão de documentos digitais de faturação, em formato XML (cumprindo desta forma a norma CIUS-PT), através de email ou via broker de Fatura Eletrónica/EDI. Assim, o cliente tem de contratar o serviço de Fatura Eletrónica/EDI a uma empresa intermediária certificadora (Broker), bem como, o serviço de assinatura digital remota, para assinar os ficheiros CIUS-PT. Alguns brokers já incluem o serviço de assinatura digital quando se adquire o serviço de Fatura Eletrónica.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura digital qualificada?

A diferença entre assinatura digital e assinatura digital qualificada é significativa:

1. Assinatura Digital: É uma forma eletrónica de autenticação de documentos ou mensagens. Ela utiliza algoritmos criptográficos para garantir a autenticidade do remetente e a integridade do conteúdo. No entanto, a assinatura digital não requer a intervenção de uma entidade certificadora confiável para ser criada. Isto significa que qualquer pessoa pode criar uma assinatura digital, mas a sua validade e confiabilidade podem ser questionadas.
2. Assinatura Digital Qualificada: É uma forma mais avançada e segura de assinatura eletrónica, reconhecida legalmente em Portugal e na União Europeia. Para obter uma assinatura digital qualificada, é necessário passar por um processo rigoroso de identificação presencial perante uma entidade certificadora autorizada. Isso garante a vinculação da assinatura ao indivíduo de forma incontestável. As assinaturas digitais qualificadas são normalmente armazenadas em dispositivos seguros, como cartões inteligentes ou ‘tokens’, para garantir a sua proteção.

Em resumo, enquanto a assinatura digital é mais amplamente acessível e pode ser usada para autenticar documentos eletrónicos, a assinatura digital qualificada possui um status legal superior e é amplamente utilizada em transações comerciais e legais, pois oferece maior segurança e validade jurídica.

Nota: Alguns softwares de leitura de ficheiros PDF podem não reconhecer a assinatura digital e ser necessário validar o certificado presente no ficheiro de forma manual.

Quando entra em vigor a faturação eletrónica?

Conforme explicámos no nosso artigo - Adiamento de prazos para entrega da Fatura Eletrónica (atualização), a fatura eletrónica (CIUS-PT) obrigatória entrará em vigor a partir do dia 01/01/2024 para as micro, pequenas e médias empresas, conforme publicado no Decreto-Lei n.º 54/2023 de 14 de julho. Ou seja, as empresas cocontratantes no setor da contratação pública, devem efetuar faturas eletrónicas obrigatoriamente.

O OranGest na versão 23, implementa a Assinatura Digital Remota com o serviço da empresa Multicert (para assinar o PDF dos documentos) e a Fatura Eletrónica CIUS-PT com a empresa Saphety (para o envio automático de documentos de faturação).

Como funciona a Faturação Eletrónica no OranGest?

A assinatura digital (local e remota) para documentos e envio de faturação eletrónica CIUS-PT está disponível nas versões ELITE, OBRAS, PRO, REST TOTAL e VET.

As versões STD e REST START estão preparadas somente para assinatura digital (local e remota) de documentos. A versão BASIC possui suporte apenas para assinatura digital local (com ficheiro .PFX).

Assinatura eletrónica e faturação eletrónica:

Multicert: https://www.multicert.com/pt/

Saphety: https://www.saphety.com/

O que é a Multicert e a Saphety?

A Multicert é uma empresa credenciada para fornecimento de serviços de assinatura digital de documentos, como faturas em formato PDF. Para que um documento seja considerado válido, ele deve ser autenticado e conter uma assinatura digital qualificada da empresa que está a vender o produto ou serviço (entidade emissora).

No universo OranGest, a Multicert é responsável por certificar a autenticidade e a segurança desses documentos remotamente.

Por outro lado, a Saphety é a empresa (Broker) que recebe, processa e armazena os documentos de faturas eletrónicas (no formato XML CIUS-PT), enviando para os respetivos clientes.

Como configurar a faturação eletrónica CIUS-PT no OranGest:

A Saphety deve ser utilizada apenas para faturas eletrónicas CIUS-PT e está disponível nas versões ELITE, OBRAS, PRO, REST TOTAL e VET.

No programa, indique as credenciais fornecidas pela Saphety nas Definições Gerais em SISTEMA> Definições Gerais> Geral, opções em Fatura Electrónica (Enviar CIUS-PT para a Saphety).

Ainda nas Definições Gerais em Opções, escolha "A exportação automática de documentos para XML depende da configuração de cada cliente.".

Assim, deverá configurar o documento para "Gerar ficheiro Factura Electrónica (XML CIUS-PT) ao fechar o documento." em SISTEMA> Configuração de Documentos.

Finalmente, deverá validar a ficha de cliente com a opção "Aderente da Fatura Electrónica (XML)?" em VENDAS> Ficha de Clientes.

Após as configurações, ao concluir um documento configurado ao cliente aderente ao CIUS-PT, o programa envia as informações diretamente à Saphety.

Como configurar a assinatura digital no OranGest:

Como usar a assinatura PDF remota?

Para utilizar a assinatura PDF remota, deve adicionar as credenciais e habilitar a opção "Utilizar o serviço de assinatura digital da MultiCert" na área Fatura Digital (Assinatura de PDF com certificado remoto MultiCert) das Definições Gerais, em SISTEMA> Definições Gerais> Geral.

Pode também configurar os documentos para gerar um ficheiro PDF ao fechar o documento, em SISTEMA> Configuração de Documentos> Impressão. Se gerar PDF manualmente, a assinatura também é aplicada.

O programa não retorna mensagens de sucesso na assinatura, apenas retorna alguma mensagem quando existem erros. Os ficheiros PDF assinados são gravados com um "_cert" ao final do nome.

É possível validar a assinatura com o Adobe Acrobat Reader. Neste link tem o artigo relativo ao tema: https://helpx.adobe.com/pt/acrobat/using/validating-digital-signatures.html.

Se pretender saber como pode poupar tempo com a importação de faturas de fornecedores a partir da fatura eletrónica, leia o artigo - Como importar faturas de fornecedor a partir da fatura eletrónica (XML CIUS-PT).

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